الزيارات الرسميه للضيوف الاجانب لها علاقة بأهميه الاتعاب التي تكون علي الاشخاص الذين يقومون بعمل ترتيبات الزيارات علي جميع المستويات الدوله او زياره نظرائهم في الدوله لدول اخري.
من الاعمال التي اصبحت تحتل جزء من العمل الدبلوماسي وعالم الاعمال والمال (المـمرات الدوليه والاقليميه والزيارات الرسميه والمعارض الدوليه) ونتج عن هذا ضروره ترتيب وتجهيز برنامج لاستقبال رؤساء الدول واعضاء الوفد ومن يرافقهم وتسهيل عملهم واقامتهم في البلاد .
الاعداد لبرنامج زياره رسميه
ان من الضروري تجهيز برنامج زياره رسميه حصول رجل المراسم او العلاقات العامه علي معلومات دقيقه ومؤكده لا تترتب علي الاحتمالات وتشمل :
- اسم الضيف بالكامل ولقبه او الرتبه التي تسبق اسمه
- اسم الدوله التي ينتمي اليها وشعارها ونشيدها الوطني
- اده الزياره وموعد الوصول والسفر ووسيله السفر ومكان الاستقبال ويتم مراعاة ضروره الاتفاق المسبق علي ذلك مع الجانب المضيف
- تحديد الهدف الاساسي للزياره هل هي زياره عمل ام سياحه للفصح والتفرفيه ام زياره مرور للمراقبة ام زياره سببها اكثر من هدف
- في حاله اصطحاب الضيف الزائر للسيده يتم تعيين مرافقه او مرافق لاصطحابه لها
- بيانات كامله عن اسماء ووظائف الاعضاء الموجودين بالوفد وهل يضم تشكيل الوفد وفود اخري (رجال اعمال او اعلاميه)
- اللغة المستخدمه عند الزياره وذلك بهدف اعداد مجموعه من المترجميين المناسبه في حاله الاحتياج لمترجمين
- تحديد الرغبات العامه للضيف مثل الاماكن العامه التي يود زيارتها او الاشخاص الذي يود ان يقابلهم
- تحديد العادات الخاصه للضيف مثل عاداته في اماكن الاقامه والمبيت وانواع الطعام التي لا يتناولها او التي يطلبها ويفضلها والاماكن التي يفضل زيارتها والتي لا يفضل زيارتها
وتلك المعلومات تنعكس علي نجاح الزياره او اختيار مكان الاقامه المناسب للضيف وايضا وسائل الانتقال المناسبه ويجب ان تكون السياره المخصصه للضيف مميزه عن باقي سيارات الوفد الموافق .
ويجب ان يكون الشخص المرافق للضيف شخص ان يكون متحدث لغه الضيف بطلاقه او احدي اللغات العالميه المشتركه التي يجيدها الضيف الرسمي والمرافقين له ،بالاضافه الي ثقافته ومظهره العام.
ومن العرف الدولي ان يرافق الضيوف الكبار بعثه شرف يكون رئيسها بدرجه مناسبه .
التخطيط المبدئي للبرنامج
بعد خطوه جمع المعلومات المؤكده يتم عمل برنامج مبدئي وهو مختصر يضمن يتم فيه تحديد الخطوط العريضه للزياره والاجتماعات والمقابلات التي يقوم بها الضيف في كل يوم من ايام الزياره دون تحديد اي تفاصيل او توقيتات وتشمل هذه الخطوه:
- ان يكون ايام الزياره فيها توازن من حيث الكثافه كل يوم من ايام الزياره ، فلا يجب بقدر الامكان ان يكون هناك يوم مزدحما بينما تقل كثافه اليوم الاخر
- يجب ان يتم وضع برنامج سياحي داخل مدينه القاهره فقط ضمن برنامج الزياره بجانب الزيارات الرسميه او عقد المفاوضات وقد يمتد داخل المدن اليباحيه الاخري (مثل الاسكندريه ،الاقصر...الخ)وفي حاله الزيارات الرسميه للدوله يتم الاستعانه ببعض الاجهزه المتخصصه مثل وزاره السياحه او وزاره الثقافه .
- في يوم الوصول يجب ان يتضمن برنامج اليوم اقامه مأدبه عشاء رسمي يقوم بها المضيف اذا كان موعد الوصول مناسبا بهدف الترحيب اما اذا كان موعد الوصول متأخر تأجل المأدبه لليوم التاليمن الوصول .
- يجب ان يشمل البرنامج جولات حره قد يرغب الضيف القيام بها.
- يراعي في موعد اجراء المباحثات ان يكون الموعد مناسبا للطرفين وعاده يبدا في صباح اليوم التالي .
- تؤخذ الموافقه من الطرفين علي الخطه المبدئيه للزياره
التخطيط النهائي للبرنامج
بعد ان يوافق الضيف علي الخطه المبدئيه لبرنامج الزياره يبدأ اعداد التخطيط النهائي للبرنامج ، ويركز التخطيط النهائي للبرنامج علي عده امولر منها:
- يتم اعداد الجدول الزمني للبرنامج والوقت الذي يستغرقه كل تفصيله في البرنامج والمده التي يستغرقها الوصول اليها وكذلك مده العوده منها ويكون التحديد بالتوقيت المحلي للدوله المضيفه.
- يحدد بالتفصيل اسماء ووظائف المستقبليين في كل مكان من اماكن الزياره.
- تحديد نوع مراسم الاستقبال التي ستتم عند وصول الضيف للدوله المضيفه
- تحديد اماكن الاقامه وارقام الاجنحه والغرف اذا كانت الاقامه في فندق وكذلك ارقام السيارات بالنسبه لرئيس الوفد والوفد المرافق.
بعض الملاحظات العامه يجب اخذها في الاعتبار
- مراعاه تقديم الورود لقرينه الضيف عند وصولهم المطار او وصولهم لمكان الاقامه.
- تقديم الهدايا التذكاريه للضيف او الاوسمه التي تمنح في حاله الزيارات الرسميه الحكوميه
- لقاء الصحافه ووسائل الاعلام المختلفه للضيف والمضيف والوفود المشاركه في الزياره بهدف الحديث اليهم سواء في شكل مؤتمر صحفي او لقاءات فرديه زقد تشمل هذه اللقاءات الضيف فقط او المضيف والوفقد المرافق.
- ابلاغ الاجهزه الامنيه في حاله الزيارات الرسميه الحكوميه
- في حالات كثيره يجوز معامله الضيف حتي لو كان في زياره خاصه نفس المعامله التي يلقاها في حاله وجود زياره رسميه ، الا اذا رغب الضيف في تجنب الرسميات .
تعليقات
إرسال تعليق